Prometeo, Semideus da mitologia grega, é o nome com o que se batizou ao sistema de gestão que Asemat desenvolveu para a corretora de seguros GDS. O nome provém da sua capacidade de auto regenerar-se, adaptando-se às necessidades do cliente.
Sua qualidade de adaptação flexível e fácil, tem sido possível graças à tecnologia do 4D que permitiu ao usuário criar procedimentos anexos, assim, adequando-se às necessidades da sua gestão, sem modificar o código fonte da própria aplicação. Asemat fez possível, uma ferramenta que age com o cliente.
Sobre GDS
GDS é uma corretora de seguros com sede em Barcelona. No ano de 2001, viram a necessidade de renovar seu sistema de gestão, ainda que estava funcionando mais do que adequadamente, impedia-lhes crescer em alguns aspectos do negócio.
Tradicionalmente, a aplicação de gestão utilizada havia sido desenvolvida de forma interna, pelo pessoal da empresa. No entanto, para o novo sistema tiveram que expor a necessidade de externalizar o serviço, para assim, poder liberar recursos internos para outras tarefas.
O trabalho de Asemat
GDS escolheu a Asemat por sua longa experiência que os levou a trabalhar com 4D durante mais de quinze anos. O entendimento entre às duas empresas, e o ânimo de realizar uma tarefa conjunta, promoveram a criação compartilhada de um sistema integrado de gestão.
Para eles, se estabeleceram distintos marcos intermédios, com entregas parciais de verificação e seguimento, com o objetivo não só de que o cliente pudesse avaliar o progresso dos trabalhos, mas também, para que pudesse ir retocando aspectos funcionais do sistema idealizado.
Finalmente, em Agosto de 2004, aproveitando a queda de carga deste mês, fizeram o a migração de dados finais e se pôs em funcionamento o novo sistema, ao que se batizou como Prometeo.
Sobre Prometeo
É um sistema de gestão desenhado exclusivamente para GDS que engloba desde a entrada de documentos em recepção com um sistema de digitalização e reparto interno que reduz o movimento de papel, até o cálculo de propostas de seguro para os clientes da empresa, passando por todo o sistema de gestão de cobrança, recibos, e o de seguimento de sinistros.
Prometeo é um ERP de grande alcance que integra um grande número de funções relacionadas com todos os aspectos do negócio da corretora. No entanto, não entraremos em detalhes sobre as funções que permite o sistema, senão, que destacaremos as vantagens ou às qualidades que o distinguem de outros ERP.
Homogeneidade
A complexidade do negócio da corretora de seguros e a variedade de empresas externas com as que opera, requeria uma gestão empresarial não menos complexa, através de um sistema informático complicado. Prometeo conseguiu facilitar a gestão mediante a homogeneização da documentação, a padronização do formato e a sistematização dos dados requeridos pelo sistema informático.
Para oferecer os produtos de diferentes companhias de seguros, os comerciais precisam preencher um formulário de petição diferente para cada seguradora onde pedem praticamente os mesmos dados. O Metadado é um único conceito que Prometeo propõe, para reunir sob uma mesma etiqueta, um mesmo tipo de dado recorrente. O usuário define estes Metadados e cria a sua loja de Metadados, Prometeo compõe um formulário em que pedirá ao usuário que introduza uma só vez cada dado necessário.
Esta homogeneização também se faz presente no módulo de documentação que, através de um Modelo de Documentação, permite, não só gerar cartas e recolher informação, senão, também determinar a documentação necessária que devem contribuir os clientes para a contratação de um seguro ou a tramitação de um sinistro, facilitando o trabalho do gestor comercial. Para a geração de cartas utiliza-se o plug-in 4D Write, com o que o usuário pode criar planilhas de documentos e utilizá-las como base para mailings ou cartas personalizadas.
A grande parte da informação que manipula Prometeo é subministrada pelas companhias seguradoras através de arquivos de texto. A variedade de formatos é tanta, como as variações que podem sofrer ao longo tempo. Para evitar ter que mudar a aplicação cada vez que tenha uma mudança em um formato de exportação ou importação, criou-se um formato próprio da aplicação, o Formato Prometeo, é o único com que trabalha o programa e o que se traduz em primeiro lugar cada arquivo a incorporar ao mesmo.
Business Intelligence
Prometeo não só permite agilizar o sistema, senão que, tendo em conta sua grande complexidade, Prometeo vigia os possíveis desvios que possam produzir na gestão e age caso necessário gerando alarmes para sua detecção.
A gestão de recibos é o módulo mais complexo de todo o sistema. A gestão de cobrança de um recibo pode ser realizada pela própria seguradora, ou bem pela corretora que faz a intermediação com o cliente final. Em ambos casos, Prometeo controla essa função e determina as ações a levar a cabo conforme o estado em que encontra-se o recibo (pendente de cobrança, devolução, pagamento, anulado, etc.). Para eles, alerta mediante as notificações necessárias tanto ao próprio cliente, como ao seu banco e a companhia seguradora.
Mais interessante ainda, é a capacidade de Prometeo, gerar automaticamente as remessas de recibos e compará-los um a um, com os que emitem as companhias seguradoras para detectar incoerências (importes incorretos, recibos que faltam ou sobram).
Este módulo alimenta a um programa de contabilidade especializado e totalmente independente de Prometeo.
No módulo de documentação, esta aplicação também permite associar uma data esperada para cada documento de um modelo determinado (Modelos de Documentação). Baseando-se nesta data é capaz de gerar alarmes que lembrem ao responsável comercial do cliente que deve reclamar dito documento.
Na gestão das apólices, tem que ter em conta que a renovação de carteira (de apólices que vencem) deve realizar-se com cuidado para evitar perder clientes. Para eles, é possível dar umas pautas de atualização de preços diferentes para cada Produto à Prometeo, da forma que dispare um alarme se o preço da renovação de imposto pela companhia seguradora supera o valor esperado em uma porcentagem determinada.
Além de permitir a criação de anotações pessoais criadas pelo usuário, a agenda também está dotada de um sistema inteligente que gera anotações automaticamente como resposta a algum processo que tenha falhado, ou como lembrete de algum acontecimento ou tarefa a realizar.
Definitivamente, Prometeo inova na combinação da programação na medida e a geração livre por parte do cliente, daqueles sistemas que precisa, e que este não o oferece por si mesmo. É uma vantagem que poucos meios de programação permitem, mas bem projetada, proporciona uma flexibilidade incrível.
Para poder dar resposta a complexidade de calcular o preço de vários seguros, desenhou-se um sistema aberto com o que o usuário tem sido capaz de criar seus próprios sistemas de cálculo em folhas Excel, fazendo que mediante DDE obtenham de forma automática de Prometeo todos os dados necessários para avaliar um projeto de seguro, e também, alimentem por DDE, o resultado do cálculo no banco de dados de Prometeo. Isto lhe permite atualizar e acrescentar novos modelos de cálculo, sem a necessidade de tocar o código fonte.
Com o objetivo de dar maior flexibilidade a aplicação, e tendo em conta, que GDS conta com pessoal especialista em programação, incluiu-se a possibilidade de editar e executar código interpretado. Isso se faz mediante um componente de código aberto denominado ExecuteIt, disponível através da internet.
Sem necessidade de compilar e instalar de novo a aplicação, o usuário pode criar programas em linguagem 4D e executá-los normalmente. Trata-se de processos ocasionais, não passarão daí. Porém, em mais de uma ocasião o usuário tem criado processos complexos que logo passaram a formar parte da própria aplicação, integrando-se no código fonte da mesma.
Projeção futura
Esta solução empresarial, graças à sua alta capacidade de armazenamento de dados, projeta-se até o data mining. Prometeo permite assim, entesourar um histórico de feedback dos clientes de primeira qualidade que pode ser de grande ajuda no planificação de um negócio.
O resultado do sucesso desta aplicação e a experiência compartilhada uniu os laços entre estas duas empresas, convertendo-as em usuários entusiastas de uma ferramenta tão multifacetada como 4D. Este produto, como o fogo no mito de Prometeo, há iluminado o caminho até uma solução de êxito.
