A associação Panamenha de Executivos de Empresa leva seis anos trabalhando com 4D, começando com a versão 6.5, passando-se recentemente a última versão 4D 2004.
Há estabelecido um vínculo de colaboração entre as duas partes muito interessante, pois é uma satisfação que o nosso meio de programação articule a gestão interna da maior associação empresarial do Panamá, uma instituição que vela pelo desenvolvimento do país a todos os níveis, fortalecendo a empresa nacional.
O que é APEDE ?
APEDE é uma organização panamenha sem fins de lucro integrada por homens de negócios, executivos e profissionais a nível nacional, encaminhada a potenciar e setor empresarial.
Desde a sua fundação, no dia 17 de março de 1958, APEDE procurou contribuir o desenvolvimento e o progresso da nação panamenha sendo reconhecida e aceitada em todos os círculos do nosso país, gozando de um alto prestígio tanto no setor empresarial como não empresarial.
APEDE cobriu sem dúvida, uma séria necessidade no contexto nacional, satisfazendo a iniludível responsabilidade de fortalecer a Livre Empresa no Panamá como elemento fundamental de una sociedade livre, onde possa prosperar um Governo Democrático de equidade e justiça. Destaca por sua implicação e dinamismo em assuntos políticos, sociais e econômicos de índole nacional.
Encontro com 4D
No ano de 1999 a Associação decide mudar o software que utilizava (bastante limitado) para levar seus registros de contabilidade e controle da membresia.
Examinando varias alternativas de bancos de dados, conhecemos por primeira vez o 4D.
Revisamos aplicações já desenvolvidas com 4D em uma indústria, e ficamos impressionados. Depois de fazer as investigações sobre a procedência do banco de dados 4D, decidimos comprar a Versão 6.5 no ano 2000 e iniciamos sua implementação.
Sistema de administração de sócios e contabilidade
O principal desafio, foi criar uma aplicação que nos permitisse manejar a Administração de Sócios, considerada a principal atividade da Associação. Temos ao redor de 450, nos quais fatura-lhes uma cota fixa de $50 mensais além de outros cargos misturados.
Os sócios que pertencem a APEDE se beneficiam da possibilidade de desenvolver encontros ou reuniões de comissões nas instalações, de fato, diariamente festejam eventos deste tipo, nos salões que colocamos a disposição.
Este fato merecia considerar-se para a aplicação, no qual devia permitir um controle da assistência, poder fazer a convocação e gerar uma estatística de participação. Além disso, tudo isso devia poder vincular-se aos módulos de contas de cobrança e de contabilidade.
Com esta apresentação, convimos em que 4D devia permitir desenvolver uma aplicação com as seguintes características:
O software da nossa empresa há demonstrado, não só cumprir com as nossas necessidades, senão, ser muito confiável ao longo destes anos, onde não tivemos a necessidade de ter um profissional encarregado da supervisão e manutenção.
Também é verdade que mostrou-se em todo momento como uma linguajem muito flexível, que tem permitido a nossa desenvolvedora e criadora do software, Marta Rodríguez, ir modificando e ampliando funções sobre o funcionamento.
Módulos contábeis
No módulo de contas de cobrança incluíram-se os módulos de faturação, registro de pagamentos e as notas de crédito, incluindo uma atualização dos saldos das contas de sócios, sendo as análises de antigüidade e estados da conta, os reportes. Todas as faturas, recibos e notas de crédito geram um registro contábil que vai ao módulo de contabilidade.
O módulo de contas de pagamento nos permite levar um registro das obrigações da Associação com seus provedores. Inclui o registro de faturas de provedores e notas débito por devoluções. Nos reportes, também tem umas análises por vencimento de faturas.
O módulo de contabilidade recolhe todas as transações de contas de cobrança e pagamento. Neste módulo têm um talão de cheque que permite criar os cheques de pagamentos a provedores e mais compromissos da Associação.
Desafios do novo software
Com o 4D podíamos satisfazer cada uma das necessidades marcadas, e certamente estava consolidando-se como a solução na medida para nossa empresa, capaz de abarcar com êxito e flexibilidade todo aquele requerido e com aqueles que nos encontrávamos.
No entanto, não tínhamos que deixar de pensar em melhoras e novos desafios para o software. Poder poupar mais tempo e facilitar o trabalho da administração, sempre esteve no nosso ponto de mira. Com o projeto de renovação, atualmente em processo, queremos ampliar o serviço do nosso banco de dados e cobrir aspectos como os seguintes:
Dentro da Associação funcionam quatorze centros de contabilidade, para os quais manejam-se números diferentes, por que entre os projetos vigentes ainda está o de consolidar estes centros para um controle financeiro unificado da Associação, já que atualmente se faz manualmente.
Mesmo assim, temos a intenção de implementar um módulo para controlar as entradas e saídas de materiais de oficina e outro para o manejo da “caixa pequena” ou gastos menores. Em relação às contas de cobrança desejamos que os estados da conta de sócios possam imprimir digitalmente e enviar-se por correio eletrônico à membresia. Também entra nos nossos planos, que o sócio possa ver sua conta através da nossa página web.
Transportadora
Sem dúvida, a transportadora é uma das nossas principais atividades, no âmbito da gestão (enviamos muita correspondência). Com o 4D podemos controlar todo o que entra e sai da Associação, gerando simultaneamente uma estatística de envelopes salientes. Este controle também é útil para administrar dados dos envelopes entregados (nome, data e hora de entrega).
Atualmente, envia-se à membresia um boletim semanal por fax, e por via e-mail, através da companhia que se encarrega da manutenção da nossa página web. Para nós é necessário utilizar alguma ferramenta do 4D, tanto para o e-mail como para o fax.
Também convocamos às pessoas através do correio eletrônico com Microsoft Outlook, um programa que há pouco não conseguíamos sincronizar com o nosso banco de dados 4D…
Atualização a 2004
Com a aquisição do novo servidor, e uma versão mais atualizada do banco de dados 4D sobre a que se está trabalhando, esperamos melhorar as opções e telas do programa e fazê-lo mais vistoso e amigável para o pessoal administrativo. Aproveitando o projeto de reforma, e com a nova versão recém contratada, aspiramos a uma nova capacidade e lógica de interface para as telas dos sócios com o objetivo de obter mais dados deles e suas empresas.
Com respeito a Outlook, já é possível uma conectividade fácil com os bancos do 4D, no qual não vai ser necessário atualizar os dados em cada mudança.
